怀远县人民政府办公室关于印发怀远县重大行政决策全过程记录和档案管理办法的通知

各乡、镇人民政府，县政府各部门、各直属机构：

《怀远县重大行政决策全过程记录和档案管理办法》已经县政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

 

 

 

2020年11月11日        

（此件公开发布）

 

怀远县重大行政决策全过程记录

和档案管理办法

 

第一条  为全面记录、准确反映重大行政决策过程，进一步推进行政决策科学化、民主化、法治化，根据《中华人民共和国档案法》《重大行政决策程序暂行条例》《法治政府建设实施纲要（2015－2020）》《蚌埠市重大行政决策全过程记录和档案管理办法》等规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的重大行政决策的范围，根据《重大行政决策程序暂行条例》第三条规定的事项范围确定。

第三条  纳入年度县政府重大行政决策事项目录的决策事项按照规定要求做好全过程记录和立卷归档工作。各乡镇政府以及县直各部门决策事项参照执行。

第四条  本办法所称的重大行政决策全过程记录，是指在重大行政决策过程中形成的重大行政决策档案，利用文字及电子记录设备等手段，对公众参与、专家论证、风险评估、合法性审查、集体讨论决定等重大行政决策活动的全过程进行记录的行为。以电子设备记录的，应对电子数据采取保护措施，条件允许的，应及时以书面等形式予以固定，并随决策档案归档。

第五条  本办法所称重大行政决策档案是指决策部门在重大行政决策过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。

第六条  县政府重大行政决策全过程的档案归档工作由决策承办单位牵头负责。其他配合单位应当及时收集、整理在参与或者协办有关工作过程中形成的材料，统一移交给牵头承办单位归集和保管。

第七条  县政府办公室负责对决策承办单位提交县政府的重大行政决策草案会商研究修改和履行县政府集体讨论决定等决策规定程序以及决策公布、解读的全过程记录、材料归档和档案管理等工作。

县政府办公室会同县档案管理部门统筹、协调、指导、监督决策承办单位落实重大行政决策全过程记录、材料归档和档案管理工作职责。

第八条  县司法局负责县政府重大行政决策合法性审查工作并对其出具合法性审查意见进行全过程记录、材料归档和档案管理。

第九条  县政府重大行政决策事项实行清单管理，决策承办单位应当于每年3月31日前，将年度重大行政决策事项目录报送县政府，经公布后逐项实施。

第十条  公众参与阶段应当收集归档的材料为：

（一）决策承办单位征求有关机构和部门意见的书面材料，以及被征求意见机构和部门的回复意见；

（二）与人民群众切身利益密切相关的重大行政决策，决策承办单位通过报刊、互联网或者广播电视等公众媒体向社会公示决策草案的，征求社会公众意见的相关材料，包括电子邮件、网页信息、社交媒体等档案；

（三）决策承办单位通过召开座谈会、论证会征求意见的，有决策承办单位举行的座谈会、论证会的会议通知、参会人员签到表以及会议记录；

（四）涉及重大公共利益、群众切身利益以及法律法规规定应当听证的决策，有决策承办单位举办听证会的听证公告、听证参加人员名单公告、听证通知书、听证会笔录以及听证报告等材料；

（五）决策承办单位对征求意见过程中各方提出的意见和建议归纳整理、采纳与否以及未予采纳意见说明理由的书面材料；

（六）决策承办单位在征求各方意见后形成的决策事项草案及说明。

依法不履行相关程序的，应有不履行该程序的情况说明材料。

第十一条  专家论证阶段应当收集归档的材料为：

（一）专家参与决策事项草案论证的会议通知、签到表等书面材料；委托专业机构论证的委托书；

（二）专家署名或者受托机构盖章的论证意见书或论证报告。

依法不履行相关程序的，应有不履行该程序的情况说明材料。

第十二条  风险评估阶段应当收集归档的材料为：

（一）承办单位组织风险评估的相关书面材料或者承办单位委托有关专门研究机构进行风险评估的委托书；

（二）承办单位或者受委托的专门机构开展问卷调查、舆情跟踪、实地走访、部门论证、专家咨询、会商分析、专业机构测评等风险评估活动的相关书面材料；

（三）风险评估单位出具的风险评估报告。

依法不履行相关程序的，应有不履行该程序的情况说明材料。

第十三条  合法性审查阶段应当收集归档的材料为：

（一）承办单位提请合法性审查的申请书以及重大行政决策草案、决策合法性的依据等书面材料；

（二）合法性审查部门出具的合法性审查意见；

（三）决策承办单位根据合法性审查意见进行必要调整或者补充的材料。

第十四条  集体讨论阶段应当收集归档的材料为：

（一）申请上会的请示；

（二）会议纪要；

（三）决定决策事项的其他辅助材料。

第十五条  重大行政决策如需报经同级党委或人大批准的，应当将履行报批手续的书面材料、会议纪要、决策修改稿等收集归档。

第十六条  重大行政决策结果属于应当主动公开的政府信息范围的，应当将主动向社会公开的书面或者电子凭证收集归档。

第十七条  重大行政决策中形成的录音、录像、光盘、照片等特殊载体档案，按照国家有关规定执行，归入单位相应类别档案中。重大行政决策形成的电子档案应当同步归档。在决策档案备考表中应标明本卷档案与有关联的特殊载体档案互作参见的情况。

第十八条  决策执行阶段应当收集归档的材料为：

（一）重大行政决策工作任务和责任分解材料；

（二）重大行政决策执行单位制定的执行方案；

（三）重大行政决策执行情况的检查、督促或者考核等工作记录；

（四）实施单位提出的停止执行、暂缓执行、修改决策、续期执行的建议，以及集体讨论会议对建议的审议及采纳情况；

（五）公民、法人或者其他组织对重大行政决策及其实施存在问题的意见或建议；

（六）重大行政决策实施情况后评估报告。

决策执行单位完成重大行政决策工作任务后，应于30日内将执行过程中形成的相关材料送决策承办单位一并归档。

第十九条  重大行政决策立卷归档的基本要求：

（一）各单位应将重大行政决策档案纳入本单位档案分类方案中，单设类别进行管理，明确档号和归档范围；

（二）决策事项按照本单位发布的年度重大行政决策事项目录顺序进行编号，一个决策事项编制一个顺序号；

（三）按决策事项组卷，较厚的可分卷整理，每卷单独编制案卷号；涉及国家机密、个人隐私等不宜对外公开的内容的，需按正卷和副卷分开组卷，整理时，正卷排列在前，副卷在后，连续编制案卷号；

（四）使用规范的案卷封面、卷内目录和备考表，并按要求填写；

（五）卷内文件材料采用阿拉伯数字逐页编写页码，页码宜编写在文件正面右上角、背面左上角空白位置；

（六）卷内文件材料应当按照重大行政决策过程不同阶段先后顺序排列，装订整齐；  

（七）收集归档的文件材料应当为重大行政决策过程中形成的原始记录，并采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；

（八）重大行政决策档案保管期限均为永久；

（九）其他立卷规定。

第二十条  决策承办单位可根据决策事项的实际情况调整收集归档的材料内容，重大行政决策归档后的管理工作按照国家和省、市有关档案管理规定执行。

第二十一条  本办法自印发之日起施行。

 

附件：怀远县重大行政决策档案整理指引

 

 

 

 

 

附件

怀远县重大行政决策档案整理指引

 

本指引规定了重大行政决策档案的组卷原则和方法、卷内文件材料的排列、案卷的编目、装订等。

1. 组卷

1.1 组卷原则

遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。

1.2 组卷要求

案卷内文件材料应齐全、完整，签章手续完备。

1.3 组卷方法

重大行政决策过程中形成的各阶段的文件材料，原则上按照“一事一卷”整理归档。

2. 排列

2.1 重大行政决策过程中形成的文件材料按公众参与、专家论证、风险评估、合法性审查、集体讨论五个阶段依次排列。

2.2 公众参与材料、专家论证材料、风险评估阶段、合法性审查阶段、集体讨论阶段应当收集归档的材料按《怀远县重大行政决策全过程记录和档案管理办法》有关规定次序排列。

3. 编目

3.1 卷内文件页号的编写

3.1.1 卷内文件材料以卷为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。卷内文件各页用阿拉伯数字按排列次序流水编号，一页一号，页号编制在文件正面右上角，反面则编制在文件左上角，但反面空白无记录内容的，不编写页号。

3.1.2 卷内目录、卷内备考表不编写页号。

3.2 案卷封面编制

3.2.1 案卷封面采用内封面形式。

3.2.2 案卷封面第一栏为决策承办单位名称，即案卷形成的决策承办单位名称。

3.2.3 案卷封面第二栏为类目名称，统一填写重大行政决策档案。

3.2.4 案卷封面第三栏为案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名可直接包括重大行政决策事项名称、文种。

3.2.5 案卷封面第四栏为起止日期，应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间。

3.2.6 案卷封面第五栏应当填写件、页，本案卷内的总件数和总页数；保管期限，应填写依照规定划定的保管期限。统一为永久。

3.3 卷内目录编制

3.3.1 卷内目录应排列在卷内文件首页之前。

3.3.2 序号：应依次标注卷内文件排列顺序。

3.3.3 文号：填写文件制发机关的发文字号。

3.3.4 责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

3.3.5 题名：即文件标题，应填写文件全称，文件没有题名的，应由立卷人根据文件拟定题名。

3.3.6 日期：文件的形成时间，例：“20201017”代表2020年10月17日。

3.3.7 页号：填写卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。如，最后一件页数为15至17，则填写15/17。

3.3.8 备注：可根据实际填写需注明的情况。

3.4 备考表编制

3.4.1 卷内备考表

3.4.2 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，一般情况下不用填写。

3.4.3 立卷人：由责任立卷者签名。

3.4.4 检查人：由案卷质量审核者签名。

3.4.5 立卷时间：填写立卷的时间。

3.5 案卷目录编制

3.5.1 全部案卷装订完后，编制案卷目录并装订成册。

3.5.2 案卷目录。

3.5.3 序号，填写案卷的流水顺序号。

3.5.4 档号，由全宗号—目录号—案卷号组成。

3.3.5 题名、年度、页数、保管期限、备注填写方法同上。

4. 装订

4.1 卷内文件装订以卷为单位装订。

4.2 装订前要剔除易锈金属物，如金属夹子、大头针、回形针。

4.3 装订案卷，应当使用装订档案的专用线绳。

备注：重大行政决策中形成的录音、录像、光盘、照片特殊载体档案及电子档案，按照国家有关规定执行，归入单位相应类别档案中。